La dématérialisation des factures fournisseurs pour gagner en productivité
Plusieurs solutions s’offrent aux entreprises de nos jours pour augmenter leur productivité. L’une d’elles est la dématérialisation. En effet, la dématérialisation consiste à centraliser les documents administratifs tels que les factures fournisseurs au même endroit. Cela favorise non seulement le gain de temps, mais aussi une meilleure gestion de l’information. Découvrez dans cet article comment la dématérialisation des factures fournisseurs permet de gagner en productivité.
Comment gagner en productivité grâce à la dématérialisation des factures fournisseurs ?
Le système classique de gestion des factures fournisseurs comporte plusieurs inconvénients. Elle favorise la perte de temps. En effet, pour ce système, les factures fournisseurs sont réalisées sur papier. Cela favorise les oublis de paiements ainsi que les taux d’erreurs. Pour éviter ce genre d’erreur, la meilleure solution est de procéder à la dématérialisation des factures fournisseurs. Grâce à ce puissant système de comptabilité, vous pourrez automatiser l’envoi de vos factures fournisseurs en format PDF ou EDI. Il existe de nombreux autres avantages tels que :
- La réduction des tâches chronographes
- La diminution des taux d’erreurs
- La fiabilité des opérations réalisées par l’entreprise
- L’amélioration de l’image professionnelle vis-à-vis des fournisseurs
Tous ces avantages contribuent à un meilleur rendement de vos équipes et ainsi à la productivité.
Par ailleurs, la dématérialisation des factures fournisseurs permet aux employés comptables de faire du télétravail. Étant donné que le processus est automatisé, ces derniers peuvent travailler de partout. Cela permet donc d’éviter les cessations de travail.
Notez que seul le système OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) permet de procéder à la dématérialisation des factures fournisseurs.
Les autres avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs
En dehors de la productivité, la dématérialisation des factures fournisseurs comporte des avantages financiers et écologiques.
Les avantages financiers de la dématérialisation des factures fournisseurs
En effet, la dématérialisation du processus de gestion des factures fournisseurs permet de réduire de 7 jours, le nombre de jours dédié au traitement des factures. La réduction du nombre de jours entraîne par la même occasion la réduction du coût lié au traitement des factures. Votre entreprise fera ainsi très peu de dépenses quant à la gestion de factures fournisseurs. Ce qui est sans doute un meilleur avantage pour la trésorerie de l’entreprise.
Les avantages écologiques de la dématérialisation des factures fournisseurs
La dématérialisation des factures fournisseurs permet d’éviter l’utilisation de la version papier des factures. Cela permet ainsi de protéger l’environnement de ces déchets. Cette solution permet également de réaliser des économies en végétaux, litres d’eau et kWh utilisés pour le traitement des déchets.
Quelles sont les solutions pour aboutir à la dématérialisation des factures fournisseurs ?
Voici 3 solutions qui vous aideront à effectuer une bonne dématérialisation des factures fournisseurs. La première est la solution basique. Cette solution dite basique permet de scanner les factures papier et de les transmettre ensuite par courriel. Cette solution ne permet pas d’obtenir le rendement de manière efficiente.
La deuxième est la solution « OCR facture fournisseur« . Cette solution permet aux entreprises d’utiliser la reconnaissance optique des caractères afin de saisir les informations des factures au format PDF. Grâce à cette méthode, la recherche textuelle est facile. De même, cette solution est plus efficace et permet de gagner du temps.
Pour finir, la troisième solution est la facturation par voie électronique. Cette solution est plus complète que les précédentes. Elle consiste à envoyer les factures fournisseurs par Échanges de Données Informatisées (EDI). Plus rentable, cette solution constitue un réel avantage pour les entreprises.
Retenez que le processus de dématérialisation des factures fournisseurs permet de réaliser des économies, d’éviter les pertes de temps inutiles et de gagner en productivité.
