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Quelles étapes suivre pour réussir l’organisation d’un séminaire ?

Organiser un séminaire n’est pas un projet qui s’improvise. En effet, ce type d’événement est souvent complexe et nécessite la mobilisation de nombreuses ressources. Pour le réussir, il est donc nécessaire de bien s’organiser. Pour vous aider à réussir l’organisation de votre prochain séminaire, cette rédaction vous présente 3 points essentiels à prendre en compte pour la réussite de votre événement. 

Établir le planning du séminaire

Concevoir un bon planning est la première chose à faire pour réussir son séminaire. Le planning est assimilable à une feuille de route qui vous informe sur tous les détails liés à votre événement. Lorsque vous avez ce document à votre portée, il vous est donc plus simple de suivre les préparatifs du séminaire et de rester dans le temps.

Pour que le planning soit efficace, vous devez y inclure des éléments comme : les objectifs à atteindre, la date de l’événement ainsi que les partenaires et prestataires de services qui y sont affiliés. En plus de ces éléments, il faudra mentionner le lieu du séminaire, les matériels à mobiliser ainsi que les structures où s’en approvisionner.

Par exemple, pour les mobiliers et autres accessoires événementiels, vous pouvez déjà penser à faire intervenir Evenement Objet comme entreprise adéquate pour la circonstance. En incluant la majorité de ces paramètres dans votre planning, il est certain que votre séminaire sera une réussite.

Aménager l’espace de travail du séminaire

espace de travail du séminaire
Conference room illustration.

Une fois que vous avez un bon planning, il faut ensuite aménager l’espace où doit se dérouler le séminaire. L’aménagement de l’espace revient en premier lieu à décorer convenablement le cadre. À cette étape, utilisez des guirlandes, de sublimes cadres photo et si possible des stickers muraux pour embellir l’espace réservé pour le séminaire.

Pour impacter davantage les participants, vous pouvez aussi inscrire sur une partie des murs des citations motivantes pour créer une atmosphère adéquate de travail. Hormis la décoration, vous pouvez vous procurer ici des mobiliers pour assurer la réception des invités et participants. Pour votre séminaire, vous avez la possibilité d’équiper les lieux de chaises, de tables, de pupitres, etc.

Si l’événement doit se dérouler en plein air, pensez à vous munir de tentes ou de chapiteaux pour vous protéger des aléas climatiques. En outre, pour détendre l’atmosphère, n’hésitez pas à louer aussi des appareils de sonorisation devant permettre aux participants d’être à leur aise tout au long des échanges. 

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Communiquer autour du séminaire

communication
Communication Connection Social Network Concept

Le bon déroulement de votre séminaire ne dépend pas seulement des deux étapes précédentes. Outre cela, vous devez aussi communiquer autour de l’événement. Cela vous permet de donner plus de portée à votre conférence et d’informer toutes les parties prenantes des détails à connaître. Mieux les participants seront informés, plus le séminaire pourra se dérouler sans souci.

Pour réussir votre communication, il vous suffit de réaliser des fiches de route ou des prospectus à partager. Sur ces petits documents, précisez la date et les horaires des activités et divers échanges. De plus, tâchez de faire un petit descriptif de chaque journée du séminaire. Enfin, notifiez également les salles des réunions et si possible les moments de pauses. Ces petites précisions permettront aux acteurs du séminaire de prendre des dispositions pour ne pas perturber l’événement. 

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