Quelles mentions obligatoires pour les documents officiels de l’entreprise ?

Pour qu’un document gagne le statut de « document officiel de l’entreprise », certaines conditions doivent être respectées. Certaines mentions doivent notamment être présentes sinon le document peut perdre sa valeur juridique. Ces différentes mentions ont été rendues obligatoires parce qu’elles servent aux personnes à qui ces documents sont adressés, comme les clients, les fournisseurs et les différents partenaires de l’entreprise.

À quoi servent les mentions obligatoires ?

Chaque mention est rendue obligatoire, au moins pour une raison précise. Le RCS ou le numéro SIRET par exemple, permet aux personnes concernées de se renseigner sur l’entreprise auprès des autorités compétentes. D’autres mentions comme le statut juridique ou le montant du capital peuvent être des éléments de décisions pour des partenaires de l’entreprise. De la même manière, le numéro de la TVA intracommunautaire est utile pour les différentes déclarations de TVA, pour un client ou un fournisseur.

Sur quelle partie du document ces informations doivent-elles figurer ?

En réalité, la loi ne stipule pas précisément sur quelle partie du document ces informations doivent figurer.  Elle ne donne pas non plus de précisions sur les couleurs, les formes, la taille, etc. Néanmoins, ces informations doivent être bien visibles d’un seul coup d’œil. Elles ne doivent pas être cachées au milieu du contenu par exemple. Généralement, elles sont placées dans l’en-tête, dans le pied de page, ou sur le tampon.  L’entreprise peut justement utiliser différentes méthodes pour les insérer dans le document. Elle peut utiliser du papier en-tête qui contient toutes les mentions obligatoires par exemple et, dans ce cas, elle n’a besoin que d’un tampon assez léger. Mais elle peut également utiliser un tampon personnalisé plus complet, à usage intensif et utiliser du papier blanc sans en-tête.

Lisez aussi :  Liste des meilleurs organismes de formation d'anglais avec CPF

Quelles sont les mentions obligatoires ?

Les documents officiels de l’entreprise doivent faire mention de :

  • Sa dénomination sociale ;
  • Sa forme juridique ;
  • Son capital social ;
  • Son numéro d’identification (rcs, siret, siren, etc.) ;
  • La ville où elle est inscrite ;
  • Son adresse
  • Son numéro de TVA intracommunautaire.

Par ailleurs, à chaque type et statut social d’une entreprise correspondent d’autres mentions obligatoires. Pour l’entreprise individuelle ou une micro-entreprise par exemple, le sujet de son activité doit y figurer. Pour une entreprise non assujettie à la TVA, la mention suivante est aussi obligatoire : « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Pour les entreprises à capital variable, la mention suivante « à capitale variable » est aussi obligatoire.

Les documents concernés

Généralement, tous les documents qui sortent de l’entreprise doivent être considérés comme des documents officiels. Bien entendu, il peut y avoir des exceptions. Des lettres de vœux à l’occasion des fêtes ou des courriers publicitaires par exemple n’entrent pas dans cette catégorie.

Les documents commerciaux

Les factures, les devis ou encore les bons de commande font partie des documents commerciaux. Généralement, les mentions obligatoires que nous avons déjà citées doivent y figurer. Mais ces documents doivent aussi faire mention d’autres informations liées directement à l’objet de la transaction, comme les références et les descriptions des produits, les valeurs unitaires et totales et le montant de la TVA. Ces informations sont décrites dans le code général des impôts.

Les lettres officielles

Les lettres officielles sont très variées au sein d’une entreprise. Elles s’adressent à des clients, des fournisseurs, des partenaires, l’administration, etc. Les mentions obligatoires que nous avons détaillées plus tôt s’appliquent également à ces lettres officielles. Les autres informations que doivent contenir ces lettres sont ensuite dictées par la nature de chaque lettre elle-même. Autant que les lettres officielles, les emails ont aussi une valeur juridique. Les mentions obligatoires habituelles doivent donc y être présentes.

Lisez aussi :  VTC Cannes Nice aller-retour : comment trouver un chauffeur privé Nice Cannes ?

D’autres documents pour certains corps de profession

Les documents émis par les professionnels pour certains corps de profession sont aussi soumis à d’autres mentions obligatoires. Les médecins qui exercent leur métier en tant qu’indépendant doivent par exemple ajouter leur numéro RPPS ou équivalent. Ce genre d’identification permet au patient, par exemple, de bien vérifier que le médecin appartient bien à l’ordre.

Que se passe-t-il lorsque ces mentions ne sont pas présentes ?

L’omission des impressions de ces mentions obligatoires peut faire l’objet de sanctions pénales, notamment d’amendes et de contraventions de 4e classe. En plus, les documents en infraction perdent leurs valeurs légales dans certains cas de figure.

Articles similaires :

Ajouter un commentaire