Comment sécuriser les documents importants ?

Malgré l’avancée de la technologie dans le monde, plusieurs entreprises dépendent toujours de l’utilisation du papier en grand nombre. Mais la plupart d’entre elles ont de plus en plus du mal à bien sécuriser et à traiter efficacement les documents imprimés qu’elles entassent dans leurs salles d’archives pendant de nombreuses années. Découvrez donc dans ce billet quelques astuces qui vous permettront de bien sécuriser les documents importants au sein de votre entreprise. 

Procéder à la numérisation des documents

Pour sécuriser les documents importants au sein d’une entreprise, il est préférable d’opter pour la numérisation de ceux-ci. Il s’agit d’une solution qui consiste à se servir d’un outil comme un scanner par exemple pour transformer des documents papier en des documents électroniques. 

Pour bien numériser documents d’entreprise, vous devez solliciter l’expertise d’un professionnel du domaine comme Scan Center. Lorsque l’entreprise termine avec la numérisation de vos documents, elle doit vous les envoyer via le canal que vous aurez choisi lors de l’élaboration de votre cahier de charge. Il peut s’agir par exemple de disques amovibles, de liens de téléchargement, de la solution de gestion électronique Zeendoc, etc. Toutefois, avant d’opter pour une telle solution, n’oubliez pas de faire un calcul numérisation afin d’avoir une idée spécifique du montant que vous aurez à débourser pour une telle opération.

Les avantages de numériser vos documents

La numérisation des documents au sein d’une entreprise permet de gagner du temps et d’économiser sur l’achat de papier en grande quantité et d’autres consommables d’impression. 

En plus, elle simplifie les partages de fichiers entre les collaborateurs, ce qui leur permet de travailler ensemble sans être forcément au même endroit. Elle offre ainsi un important gain en termes de productivité aux entreprises.

Aussi, la numérisation des documents permet d’optimiser les espaces de travail. En effet, avec une telle solution, vous aurez suffisamment de pièces disponibles que vous pourrez utiliser pour en faire des bureaux pour vos collaborateurs, une salle de réunion ou une salle de détente pour le personnel.

Hormis ça, la numérisation de vos documents vous permettra de réduire les risques que vos documents importants ne tombent dans les mains de personnes malveillantes. De plus, si vous disposez d’une sauvegarde ou d’une solution de stockage sur le cloud, alors vous éviterez tout risque de perte des données stockées dans un emplacement centralisé. 

Autoriser l’accès des documents à un nombre restreint de personnes

Pour sécuriser les documents importants de votre entreprise, vous pouvez vous servir des outils intégrés dans les solutions de gestion de contenu. En effet, ces outils vous permettront d’octroyer ou non des autorisations ou droits d’accès aux documents à des personnes que vous jugez dignes de confiance. 

Aussi, vous pouvez définir les règles de sorte qu’il n’y ait que des personnes occupant un poste de direction qui puissent y accéder. En procédant ainsi, vous réussirez à sécuriser au maximum les documents de votre entreprise sans difficulté. 

Faire le suivi minutieux de l’accès aux documents

Pour bien sécuriser vos documents, vous devez mettre en place une plateforme de gestion de contenu qui vous permettra d’avoir des informations sur tous ceux qui y ont accès. Vous saurez donc le nom de la personne qui accède aux documents, le moment où elle l’a fait ainsi que les différentes actions qu’elle a eu à effectuer.